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GED - Dématérialisation
Gestion électronique des documents

Votre activité vous amène à gérer quotidiennement de nombreuses informations telles que :
 
Contrats ...
Courriers ...
Compte rendus ...
Notes d'informations ...
Factures ...
Dossiers clients
Dossiers techniques ...
etc ...


Tous ces documents doivent être :

Classés  &  
archivés     et bien sur :   sécurisés

Voir diffusés et consultables à l'extérieur

de votre établissement

Dématérialisation ?         

   OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) ?

       
GED ( Gestion Electronique des Documents) ?

               
Archivage électronique ?
                        

                                   Externalisation ?



Derrière  ces termes, se cachent des applications GED très concrètes !

Vichy Bureau a sélectionné 2 applications
pour répondre à vos besoins et vous faire gagner du temps !


VOUS DIFFUSEZ
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DE DOCUMENTS ?


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Informations ...

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ELECTRONIQUE

NOS 2 SOLUTIONS D' ARCHIVAGE ELECTRONIQUE
EN LOCAL
SUR VOTRE SERVEUR

Principe de l'archivage électronique

Une arborescence est créée sur votre serveur ou votre PC 

Votre photocopieur vous proposera cette arborescence lorsque vous allez scanner vos documents

= vous les archivez au bon endroit !


Possibilité d’avoir des arborescences dynamiques (création de la structure et des dossiers

même s’ils n’existent pas)

 

Grâce à l’OCR intégré les pages seront indexées  en « plein texte »

= Possibilité de recherche sur tous les mots présents sur le document

Possibilité de Convertir les documents en Word, Excel, PDF recherchable etc …

Réimpression des documents sur votre photocopieur ou sur une imprimante

 

Le volume maximum conseillé est d’environ 100 000 pages archivées, histoire d’avoir des temps de recherche rapides

En savoir + sur cette application d'archivage électronique

 

04 70 96 54 54
VOIR LES TARIFS DE NOS
SOLUTIONS GED
SUR LE CLOUD

Principe de la GED

Nous définissons, sur le cloud, la structure de votre classement : avec des différents dossiers / sous dossiers etc … (système d’arborescence comme sous windows)

Nous paramétrons les mots clefs afin que vos documents scannés ou déposés (un « glissé » avec la souris) soient automatiquement rangés au bon endroit

Grâce à l’OCR intégré les pages seront indexées  en « plein texte » = possibilité de recherche sur tous les mots présents sur le document

Recherches multicritères très élaborée

Possibilité de Convertir les documents en Word, Excel, PDF recherchable etc …

Possibilité de consulter ou télécharger ces documents à l’extérieur à partir de PC, tablettes ou smartphone (gestion très fine des utilisateurs)

Réimpression des documents sur votre photocopieur ou sur une imprimante

Possibilité de mettre des notes, des « post it »  afin de lier des documents ayant un lien entre eux mais rangés dans des endroits différents

Possibilité de gérer vos contrats : Non seulement le contrat est scanné, classé etc … mais on va pouvoir gérer des dates d’alertes afin d’anticiper les dates limites de « reconduction tacite ! »

Possibilité d’envoyer des fichiers volumineux (plusieurs dizaines de mégas ) : le destinataire reçoit un mail lui indiquant un lien de téléchargement (avec un mot de passe) Vous êtes également avertis quand il aura récupéré les fichiers envoyés 


Option : Facturation électronique  ( E-BILLING) 

Principe : Vous allouez à vos clients un espace sécurisé

Quand vous déposez une facture, une note, un bulletin de salaire etc … dans cet espace, les destinataires sont prévenus automatiquement  par mail

Ils peuvent venir consulter ou télécharger le document 24 h / 24 h. Ils ont accès à leur historique

Leurs passages (consultations / téléchargements) sont tracés.


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